Écrire des sujets clairs et corrects
Inciter quelqu'un à ouvrir un e-mail peut vous permettre d'obtenir un clic rapide, mais cela se fait au détriment de la confiance. L’envoi d’e-mails avec des titres d’objet mystérieux, ou intentionnellement vagues, alarmistes ou trompeurs, devrait être mal vu dans un environnement de travail. Soyez clair et évident dans vos titres pour éviter toute confusion quant à ce dont il s'agit.
Coupez-le en deux
Si vous écrivez un e-mail professionnel, ne l'utilisez pas pour télécharger toutes les informations détaillées que vous avez déjà eues sur le sujet. Enregistrez-le pour des pièces jointes détaillées, des feuilles de calcul ou des réunions.
En règle générale, si un essai envoyé par courrier électronique à un collègue est plus long qu'un défilement de votre souris, il est déjà trop long.
Vérifiez le formatage
Les e-mails méritent d’avoir une seule police et une seule couleur. L’utilisation de plusieurs tailles et formats de police pour tenter d’attirer l’attention détourne l’attention du message. Parfois, copier-coller des informations provenant de diverses sources (bonjour ChatGPT) peut vraiment jouer avec le formatage. Laissez les émojis et les exclamations de vos e-mails et gardez-les très propres.
Atténuer le langage
Si vous avez déjà écrit une réponse avec les mots « Conformément à mon e-mail précédent », alors je vous regarde directement. Il est déjà déjà assez difficile de lire le ton souhaité d'un e-mail sans ajouter des jabs passifs-agressifs dans le texte.
Essayez de garder vos mots civils, ciblés et précis. Si vous vous sentez vraiment ému par un problème, transmettez le message en personne et non par écrit.
Ne soyez pas un coursier de courrier électronique
Quelqu'un vous a-t-il déjà envoyé un e-mail, puis vous a appelé ou s'est immédiatement dirigé vers votre bureau pour vous demander : « Avez-vous vu l'e-mail que je viens d'envoyer ? C'est ce qu'on appelle un courrier électronique, et c'est une habitude très ennuyeuse.
Chaque e-mail ne doit pas être urgent et il ne faut pas non plus s'attendre à ce que vous y répondiez immédiatement. Détendez-vous, prenez votre temps et répondez dès que vous êtes prêt.
Il s’agit là d’une poignée des délits par courrier électronique les plus courants qui ont fait leur chemin dans la plupart des lieux de travail. Chaque environnement est différent et vous devez vous en servir comme base pour modifier et créer ceux qui reflètent la façon dont vous souhaitez travailler.
En environ quatre minutes qu’il vous a fallu pour lire cet article, plus d’un milliard de nouveaux e-mails ont été envoyés à travers le monde. Beaucoup d'entre eux étaient à destination et en provenance d'Australiens, il est donc temps que nous apprenions à bien le faire.